Datensilos und Schatten-IT: aufbrechen für datengetriebenen Erfolg
Wer Daten im ganzen Unternehmen teilt, baut Informationsbarrieren ab und schafft die Grundlage für jede erfolgreiche Transformation. Zersplitterte Daten verhindern wie einsame Inseln den Blick aufs Ganze und fundierte Entscheidungen. Dieser Beitrag erklärt, was Datensilos sind, welche Nachteile sie haben und wie man sie überwindet. Er beleuchtet außerdem Schatten-IT als Reaktion auf abgeschottete Daten und den richtigen Weg, Datensilos aufzubrechen.
Was sind Datensilos, und warum sind sie schlecht?
Stellen Sie sich ein Unternehmen mit getrennten Aktenschränken für jede Abteilung vor: Vertrieb, Marketing, Finanzen. Jeder Schrank enthält wertvolle Informationen, doch sie sind abgeschottete Festungen. Das Ganze ist nicht zu sehen, weil die Daten zersplittert sind. Es ist wie eine Reihe einsamer Dateninseln ohne direkte Verbindung untereinander. Das ist die Wirklichkeit der Datensilos, und sie ist eine erhebliche Hürde für jedes Unternehmen, das die Kraft seiner Daten nutzen will.
Wie auf einer echten Insel verhindern Datensilos den Blick auf das Ganze des Unternehmens. Das größere Bild bleibt verborgen, weil die Daten in ihrer eigenen kleinen Welt festsitzen. Das macht es schwer, umfassende Berichte zu erstellen, Entwicklungen zu erkennen und Entscheidungen auf Daten zu stützen.
Daten im ganzen Unternehmen zu teilen ist der entscheidende erste Schritt jeder Veränderung. Der Umbau der Datenlandschaft steht oft ganz oben, wenn Unternehmen sich digital wandeln. Er beginnt meist damit, Datensilos abzubauen. Das Ziel ist, Daten aus den verschiedenen Bereichen des Unternehmens zu vereinheitlichen, zusammenzuführen und am Ende den Analystinnen und Analysten im ganzen Unternehmen zugänglich zu machen.
Ein Wendepunkt kommt, wenn ein Unternehmen merkt, wie viel darin steckt, Daten aus verschiedenen Quellen zu verbinden. Die Abkehr von Silos zeigt, dass vereinheitlichte Daten besser nutzbar und genauer sind und am Ende zu besseren Ergebnissen führen. Diese neu gewonnene Beweglichkeit erlaubt es, rasch auf drängenden Bedarf zu reagieren und keine Mittel an Vorhaben zu verschwenden, die kaum etwas bewirken.
Zentrale Berichte steigern den Wert der Daten. Es liegt auf der Hand, dass es dem Unternehmen guttut, Hürden beim Datenzugang zu beseitigen. Aber was genau heißt es, Datensilos aufzubrechen?
Von Silos über das Data Warehouse zur einen Datenplattform
Der häufigste Weg, Datensilos zu beseitigen, ist ein Data Warehouse. Dieser zentrale Speicher führt strukturierte Daten aus mehreren Quellen zusammen und fördert Zusammenarbeit und Austausch im ganzen Unternehmen.
Ein Data Warehouse verlangt einen langwierigen ETL-Prozess (Extract, Transform, Load), um Daten für die Auswertung vorzubereiten. Unstrukturierte Daten landeten derweil oft in einem Data Lake, dessen Auswertung eigene Fähigkeiten und Werkzeuge verlangt (etwa Python, Apache Spark oder TensorFlow) und damit Fachleute aus der Datenwissenschaft. Ein Data Warehouse zu bauen und einzuführen ist deshalb anfangs komplex und kann fordernd sein. Auf lange Sicht kann es aber eine hervorragende und vermutlich die wirksamste Quelle von Erkenntnissen für das ganze Unternehmen sein.
Werden diese Datensilos mit den richtigen Lösungen überwunden, etwa mit einem Data Warehouse, können alle die strukturierten Daten für Entscheidungen nutzen: welche Produkte hergestellt werden, wie sie bepreist werden, wie viel Bestand gehalten wird und so weiter. Entscheidungen auf Grundlage von Daten führen stets zum besten Ergebnis, doch für die bestinformierte Entscheidung brauchen Sie alle verfügbaren Daten.
In jüngerer Zeit haben dezentrale Modelle der Data Governance wie das Data Mesh an Zuspruch gewonnen. Dieser Ansatz verteilt Datenverantwortung und Governance auf die Fachdomänen und fördert damit Beweglichkeit.
Um Daten- und Machtsilos aufzubrechen und den Zugang zu öffnen, geht der Trend hin zu einer einzigen Datenplattform auf einem föderierten Modell der Datensteuerung.
Wie setzt man das um? Unternehmen erfassen zunächst alle ihre Daten und ordnen sie nach Art, Verantwortung, Plattform, Nutzung, Datenformaten und Begrifflichkeit. Mit diesen Angaben entwickeln sie dann ein Datenwörterbuch und eine einheitliche Taxonomie.
Was ist Schatten-IT?
Frustriert davon, wie schwer Daten von den anderen Inseln zu bekommen sind, bauen sich Abteilungen womöglich ihre eigene „Schatten-IT“. Das sind wie versteckte neue Inseln, voll mit nicht freigegebenen Tabellen oder privaten Datenbanken. Solche Inseln mögen einer einzelnen Abteilung schnellen Zugang verschaffen, doch sie zersplittern die Datenlandschaft weiter und lösen einen Sturm der Widersprüche aus.
Schatten-IT meint den Einsatz und Betrieb von IT-Technologien, Lösungen, Diensten, Vorhaben und Infrastruktur ohne förmliche Freigabe und Betreuung durch die interne IT.
Schatten-IT mag nach Vergangenheit klingen, sie ist aber weiterhin da. Sie birgt erhebliche Risiken, darunter Sicherheitsvorfälle, vergeudetes Budget und eine weiter zersplitterte Datenlandschaft.
Warum greifen Nutzer zur Schatten-IT?
Mitarbeitende greifen aus einem einfachen Grund zur Schatten-IT: Damit wird die Arbeit erledigt. Sie nutzen nicht freigegebene Werkzeuge und Anwendungen, um Lücken in der offiziell betreuten Technik zu füllen und ihre Aufgaben auf eine Weise zu erfüllen, die ihnen das Leben erleichtert. Das lässt sich auf zwei Schwächen der IT-Strategie eines Unternehmens zurückführen:
Ein Teil des Problems liegt bei den Unternehmen:
- Fehlende passende Möglichkeiten: Die IT stellt womöglich nicht die Werkzeuge oder Mittel bereit, die Mitarbeitende für ihre Arbeit wirklich brauchen.
- Langsame Freigabeverfahren: Neue Technik freizugeben und auszurollen kann schwerfällig und zeitraubend sein, was Frust erzeugt und Umwege nahelegt.
Der hohe Preis der Integration
Stellen Sie sich nun vor, Sie bauen ein zentrales Data Warehouse. Das Problem? Die Daten aus all den Inseln zusammenzuführen wird zur Mammutaufgabe. Es ist, als müssten Sie zwischen all diesen abgeschotteten Landmassen Brücken und Tunnel bauen. Die Kosten für eigenen Code und das Bereinigen der Daten werden zum schweren Anker, der das ganze Vorhaben hinabzieht.
Halten Abteilungen an den Daten ihrer Insel fest, führt das oft dazu, dass das Warehouse Informationen doppelt hält. Es ist, als lägen dieselben Vorräte mehrfach über verschiedene Inseln verstreut, eine Verschwendung von Speicherplatz und logistisch unsinnig.
Selbst nach großem Aufwand und hohen Kosten muss das Data Warehouse keine verlässliche Quelle von Erkenntnissen sein. Uneinheitliche Datenformate und Mängel in der Qualität sind wie verborgene Strudel: Sie machen die Fahrt gefährlich und führen zu unzuverlässigen oder irreführenden Informationen.
Der Schlüssel, das obere Ende dieser Spanne zu vermeiden, liegt darin, Ihre Daten zusammenzuführen und so den Bedarf an teuren Umbauten später gar nicht erst entstehen zu lassen.
Wie Sie Schatten-IT verringern und Datensilos aufbrechen
Offen reden und zusammenarbeiten: Fördern Sie eine Kultur des offenen Austauschs zwischen IT und den Nutzern in den Fachbereichen. Holen Sie aktiv Rückmeldungen zu den vorhandenen Technologien ein und bestimmen Sie, was an neuen Technologien gebraucht wird. Dieses Verständnis führt die IT dazu, die richtigen Werkzeuge und Mittel bereitzustellen.
Nutzer durch Aufklärung stärken: Machen Sie Mitarbeitenden die Risiken der Schatten-IT und den Nutzen freigegebener Lösungen klar. Betonen Sie, dass die IT ihren Technikbedarf innerhalb festgelegter Regeln unterstützt.
Wirksame Governance verankern: Schaffen Sie einen Rahmen für IT-Governance, der Neuerung fördert, indem er neue Technologien rasch aufnimmt, sobald sie bestimmt, geprüft und für die Nutzer bereitgestellt sind. Entwickeln Sie Richtlinien, die den Bedarf der Nutzer vorwegnehmen und ihm Vorrang geben. Halten Sie die Waage zwischen dem Durchsetzen von Richtlinien und der Beweglichkeit, sich dem wandelnden IT-Bedarf der Nutzer anzupassen.
